Zarządzanie flotą wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jedną z podstawowych kwestii jest m.in. kontrola wydatków przeznaczonych na zakup paliwa. To najważniejszy produkt, którego nigdy nie może zabraknąć, jeśli chcemy, żeby firma działała sprawnie. Jak jednak wygodnie rozliczać się z faktur za paliwo, a przede wszystkim: w jaki sposób nadzorować budżet, by nie wydawać zbyt dużo?
Optymalizacja kosztów paliwa – monitoring
Wielu właścicieli firm, chcąc sprawować pełną kontrolę nad zatrudnianymi kierowcami, decyduje się na zamontowanie monitoringu w pojazdach. Pozwala to nie tylko na sprawdzanie, kiedy samochód był tankowany, ale także na śledzenie przebytej trasy. Zdarza się, że pracownicy są świadomi, że pojazd jest przez cały czas monitorowany, ale bardzo często ten fakt jest ukrywany. Najważniejsze, żeby rejestratory były przeznaczone tylko i wyłącznie do kontrolowania wydatków i przejechanych kilometrów.
Niestety zamontowanie monitoringu wiąże się też z pewnymi ograniczeniami. Przeglądanie zapisanych materiałów może zająć dużo czasu, a ponadto zakup dobrej jakości sprzętu to całkiem spory wydatek. Jednocześnie nie mamy większego wpływu na koszty paliwa, możemy jedynie zareagować, jeśli pracownik przekroczy wskazany limit.
Koszty paliwa a samochód firmowy na godziny
W niektórych przedsiębiorstwach, gdzie pracownikom są udostępniane samochody firmowe, wydzielany jest czas, kiedy można z tych samochodów korzystać. Przykładowo pojazd może pozostawać w użytku wyłącznie od 8:00 do 16:00, czyli w godzinach pracy. W takich przypadkach nie ma możliwości, że pracownik pod naszą nieuwagę skorzysta z auta, by załatwić jakieś prywatne sprawy, jednocześnie korzystając z faktu, że na paliwo może wziąć fakturę.
Takie rozwiązanie może być przydatne, ale jednak nie zawsze skuteczne. W zależności od branży może się zdarzyć, że samochód służbowy będzie potrzebny poza wskazanymi godzinami. Nie będzie to też zbyt wygodne dla samego pracownika, a to z kolei może się przełożyć na relacje w firmie.
Karty paliwowe dla firm – oszczędność czasu i pieniędzy
Chyba najbardziej korzystnym rozwiązaniem dla małych i dużych firm są karty paliwowe. Wyglądem i sposobem działania do złudzenia przypominają standardowe karty kredytowe, jednak w tym przypadku płatności mogą dotyczyć wyłącznie paliwa lub też innych produktów niezbędnych do płynnej pracy samochodu.
Również w przypadku działania karty paliwowe prepaid niczym się nie różnią od innych kart płatniczych. Służą do dokonywania transakcji bezgotówkowych, dzięki czemu kierowca nie musi wozić ze sobą pieniędzy. To pozwala na zachowanie większego bezpieczeństwa w trasie, a przy okazji przyspieszenia całego procesu płatności.
Przede wszystkim jednak posiadacze kart paliwowych niejednokrotnie mogą liczyć na korzystne rabaty. Tańszy może okazać się leasing, zakup podstawowych produktów, jak chociażby płyn do spryskiwaczy itd. Stacje benzynowe często proponują także zniżki na paliwo, co pozwala na znaczne zaoszczędzenie firmowego budżetu.
Właściciele firm z kolei mogą liczyć na znacznie łatwiejsze rozliczenie sum przeznaczonych na paliwo. Zamiast pobierać fakturę za każdym razem, kiedy odbyło się tankowanie, karta paliwowa umożliwia wystawienie jednej zbiorczej faktury co miesiąc. Umożliwi to na uniknięcie nadmiernych formalności i zaoszczędzenie czasu.
Firmowa karta paliwowa – na co się zdecydować?
Szukając jakiejś karty paliwowej, oczywiście powinniśmy się skupić na korzyściach, jakie może nam ona dać. A skoro potrzebujemy narzędzia służącego do monitorowania wydatków firmowych, zdecydowanie trzeba wybrać taką kartę paliwową, która pozwala na zalogowanie do systemu, gdzie będą zapisane wszystkie transakcje dokonywane na stacjach benzynowych.
Co szczególnie ważne, niektóre karty paliwowe umożliwiają nie tylko płatność za benzynę czy gaz, ale także za dodatkowe usługi. Bywa, że taki sposób zapłaty jest również akceptowany w przypadku myjni bądź też serwisów samochodowych. Dzięki temu jeszcze lepiej możemy zoptymalizować koszty.
Kartę paliwową i jej ofertę warto również dostosować do wielkości firmy, która będzie korzystała z takiego rozwiązania. Małym przedsiębiorstwom szczególnie może spodobać się karta BP Komfort Prepaid. Dedykowana jest tym działalnościom, gdzie wydatki przeznaczone na paliwo z reguły nie przekraczają ok. 14 tysięcy na miesiąc. Jednocześnie mamy dostęp do pełnego pakietu usług: możliwości wystawienia tylko jednej faktury, platformy przeznaczonej do zarządzania finansami oraz różnych korzystnych rabatów.
Większa firma może sporo skorzystać na wprowadzeniu karty paliwowej BP Plus. Dzięki niej możemy sprawnie administrować nawet bardzo dużą flotą, która na terenie całego kraju skorzysta z płatności kartą na stacjach benzynowych. Jeśli z kolei nasza własna działalność wychodzi poza Polskę, w związku z czym pojazdy firmowe jeżdżą również po Europie, warto zainteresować się kartą paliwową BP + Aral. To wygodne narzędzie, które umożliwia monitorowanie wydatków paliwowych także w innych krajach europejskich i to w wygodny, szybki sposób.
