Coraz więcej przedsiębiorców zaczyna kłaść nacisk na digitalizację, która w dzisiejszych czasach odgrywa kluczową rolę w prowadzeniu biznesu. Nie tylko usprawnia ona workflow w firmie, ale także ma duże znaczenie dla środowiska. W końcu archiwizowanie tysięcy papierowych kartek nie tylko generuje duże koszta dla przedsiębiorstwa – wyprodukowanie ich w pierwszej kolejności odbija się także na przyrodzie. Jednym z najpopularniejszych sposobów na zapobieganie temu oraz rozpoczęcie cyfryzacji procesów we własnej firmie jest wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD).
Co to jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Nazwa EOD odnosi się do systemu, który pozwala na tworzenie elektronicznej wersji dokumentów oraz archiwizację treści. Jego zastosowanie ma zapewnić m.in. usprawniony przepływ informacji, uporządkowaną bazę archiwalną oraz dostęp do e-dokumentów z każdego miejsca. To kompleksowe rozwiązanie, które ulepsza i modernizuje dotychczasowe zarządzanie procesami w firmie dzięki cyfryzacji dokumentacji. Dotyczy to m.in. ich obiegu w przedsiębiorstwie, skanowania oraz elektronicznego przechowywania.
Czy warto wdrożyć EOD?
Większości osób wydaje się, że wcale nie potrzebują takiego wdrożenia w ich firmie – zasłaniają się brakiem czasu na zajęcie się tematem czy faktem, że ich przedsiębiorstwo nie wymaga takich zmian, bo jest „za małe”. Nic bardziej mylnego! System Elektronicznego Obiegu Dokumentów sprawdzi się idealnie w przedsiębiorstwie o każdej wielkości, a po jego wdrożeniu brak czasu nie będzie już problemem. Jedną z zalet narzędzia jest obsługa dokumentów w jednym miejscu. Dzięki temu cała dokumentacja jest pod stałą kontrolą. EOD to także duża oszczędność czasu oraz pieniędzy. Spędzanie długich godzin nad stosem dokumentów zostaje wyeliminowane, podobnie jak koszty dotyczące zakupu kolejnych ryz papieru czy produktów potrzebnych do wydruku faktur, umów, itp. Implementacja systemu to także lepsza komunikacja wewnątrz przedsiębiorstwa oraz na linii firma – klient. Umożliwia ona sprawną wymianę informacji między pracownikami i partnerami biznesowymi likwidując jednocześnie chaos, jaki zwykle tworzy się przy zarządzaniu dużą ilością papierowej dokumentacji. Elektroniczny Obieg Dokumentów zdobył wielu zwolenników dzięki funkcji wykrywania i eliminowania błędów. Niweluje się w ten sposób ryzyko utraty ważnych informacji w wyniku zgubienia czy zniszczenia dokumentacji. Wszystkie powyższe funkcje oferuje m.in. EDI – narzędzie od firmy Infinite. Jest to jeden z liderów w branży związanej z dostarczaniem rozwiązań informatycznych, który ma ponad 18-letnie doświadczenie w temacie wymiany dokumentów i setki zadowolonych klientów.
U kogo sprawdzi się Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Jak zostało już wyżej wspomniane – wielkość firmy nie ma tutaj znaczenia. Podobnie jest jeśli chodzi o branżę, w której taki system sprawdzi się najlepiej (choć najliczniej wykorzystywany jest prawdopodobnie w handlu i logistyce). W dzisiejszej rzeczywistości, opierającej się przede wszystkim na cyfryzacji i automatyzacji procesów, posiadanie w firmie Elektronicznego Obiegu Dokumentów to nie tylko wygoda, ale i coraz częściej konieczność. Warto zastanowić się nad jego wdrożeniem także u siebie, ponieważ korzyści jakie za sobą niesie, mogą wnieść Twój biznes na zupełnie nowy poziom.
